Những giấy tờ người lao động nên giữ trong suốt thời gian làm việc tại Nhật
08/10/2026
Đặt chân đến Nhật Bản là một cột mốc quan trọng đối với du học sinh, thực tập sinh hay người lao động lần đầu xuất cảnh. Tuy nhiên, bên cạnh sự háo hức, những ngày đầu tiên ở một đất nước mới cũng không tránh khỏi cảm giác bỡ ngỡ: từ thủ tục hành chính, đường đi lại, cách mua sắm, phân loại rác cho đến việc quản lý chi tiêu và thích nghi với môi trường sống.
Nếu biết mới sang Nhật nên làm gì và đâu là những việc cần ưu tiên, bạn sẽ dễ dàng ổn định cuộc sống hơn trong những tuần đầu tiên. Dưới đây là 5 việc nên làm trong tháng đầu tiên khi mới sang Nhật mà ISM gợi ý cho những bạn đang chuẩn bị hoặc vừa bắt đầu hành trình tại Nhật Bản.
Một trong những việc quan trọng nhất trong những ngày đầu tiên ở Nhật là hoàn tất các thủ tục liên quan đến cư trú và cuộc sống tại địa phương. Đây là bước bạn không nên trì hoãn bởi các giấy tờ này có thể liên quan trực tiếp đến việc sinh sống, học tập, làm việc và sử dụng các dịch vụ tại Nhật.
Sau khi ổn định nơi ở, bạn cần kiểm tra thông tin trên thẻ cư trú và thực hiện các thủ tục đăng ký địa chỉ cư trú theo quy định. Tùy trường hợp, bạn cũng có thể cần hoàn thiện các thủ tục liên quan đến bảo hiểm, ngân hàng, điện thoại hoặc các giấy tờ phục vụ cho việc học tập và công việc.
Bên cạnh đó, hãy dành thời gian kiểm tra và sắp xếp các giấy tờ quan trọng như hộ chiếu, thẻ cư trú, giấy tờ của trường hoặc công ty, hợp đồng nhà ở, giấy tờ bảo hiểm và các tài liệu liên quan khác.
Bạn nên chụp hoặc scan những giấy tờ cần thiết và lưu lại ở một nơi an toàn. Tuyệt đối không nên tùy tiện đưa giấy tờ cá nhân cho người khác nếu không rõ mục đích sử dụng.
Việc hoàn thiện thủ tục ngay từ đầu giúp bạn tránh quên hoặc bỏ sót những yêu cầu quan trọng. Đồng thời, khi giấy tờ và thông tin cư trú đã được xử lý đầy đủ, bạn cũng sẽ chủ động hơn trong các công việc tiếp theo như mở tài khoản, đăng ký dịch vụ, đi học hoặc bắt đầu công việc.
Đối với người lần đầu sang Nhật, nếu chưa hiểu rõ một thủ tục nào đó, hãy chủ động hỏi trường học, công ty, người phụ trách hoặc đơn vị hỗ trợ thay vì tự thực hiện theo những thông tin chưa được kiểm chứng.
Sau khi hoàn tất những thủ tục cần thiết, việc tiếp theo bạn nên làm là tìm hiểu khu vực mình đang sinh sống. Đây là một trong những cách đơn giản nhất để giảm cảm giác bỡ ngỡ khi mới sang Nhật.
Trước tiên, hãy xác định chính xác đường từ nhà đến trường hoặc nơi làm việc. Nếu sử dụng tàu điện hoặc xe buýt, bạn nên thử đi tuyến đường này ít nhất một lần để làm quen với ga, điểm chuyển tuyến, thời gian di chuyển và chi phí.
Đừng chỉ tìm hiểu tuyến đường thuận tiện nhất. Nếu có thể, hãy ghi nhớ thêm một tuyến thay thế trong trường hợp tàu bị chậm, hủy chuyến hoặc xảy ra sự cố.
Xung quanh nơi ở, bạn nên xác định vị trí của một số địa điểm thường xuyên cần sử dụng như:
Việc biết những địa điểm này ở đâu sẽ giúp bạn chủ động hơn rất nhiều khi phát sinh nhu cầu trong cuộc sống hằng ngày.
Đặc biệt, với những bạn chưa sử dụng thành thạo tiếng Nhật, có thể lưu sẵn địa chỉ nhà bằng tiếng Nhật trên điện thoại. Trong trường hợp cần đi taxi, hỏi đường hoặc tìm kiếm thông tin, điều này sẽ thuận tiện hơn đáng kể.
Một trong những điều khiến người mới sang Nhật mất thời gian thích nghi chính là sự khác biệt trong nếp sống. Vì vậy, tháng đầu tiên ở Nhật nên được xem là khoảng thời gian để quan sát, học hỏi và hình thành những thói quen phù hợp.
Một trong những việc đầu tiên cần chú ý là phân loại và đổ rác. Tại Nhật, rác thường được phân loại theo từng nhóm và mỗi khu vực có lịch thu gom riêng. Bạn không nên tự ý đổ rác theo thói quen ở Việt Nam mà cần kiểm tra hướng dẫn của khu dân cư hoặc đơn vị quản lý nơi ở.
Bên cạnh đó, hãy chú ý đến những quy tắc cơ bản trong sinh hoạt cộng đồng. Người Nhật nhìn chung đề cao sự đúng giờ, ý thức giữ gìn không gian chung và tôn trọng người xung quanh.
Khi sử dụng tàu điện, bạn nên giữ trật tự và tuân thủ hướng dẫn tại nhà ga. Khi sống trong khu dân cư, cần hạn chế gây tiếng ồn, đặc biệt vào thời gian nghỉ ngơi.
Bạn không nhất thiết phải giao tiếp tiếng Nhật thành thạo ngay trong tháng đầu tiên. Thay vào đó, hãy ưu tiên học những câu có tính ứng dụng cao trong cuộc sống.
Ví dụ như cách chào hỏi, cảm ơn, xin lỗi, hỏi đường, mua hàng, hỏi giá, sử dụng phương tiện công cộng hoặc trao đổi những yêu cầu đơn giản trong công việc.
Việc chủ động sử dụng tiếng Nhật, dù chỉ là những câu cơ bản, sẽ giúp bạn tự tin hơn khi giao tiếp và nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới.
.jpg)
Chi phí sinh hoạt là một vấn đề mà người mới sang Nhật cần đặc biệt quan tâm. Trong tháng đầu tiên, bạn có thể phát sinh nhiều khoản chi mà trước đó chưa lường trước được, từ tiền ăn uống, đi lại đến các vật dụng cần thiết cho cuộc sống.
Vì vậy, ngay từ khi mới sang, hãy tập thói quen theo dõi các khoản chi tiêu.
Trước tiên, bạn nên xác định những khoản chi cố định hàng tháng như tiền nhà, điện, nước, gas, điện thoại, internet, chi phí đi lại và tiền ăn uống. Sau đó, cân đối khoản tiền còn lại cho các nhu cầu cá nhân và những trường hợp phát sinh.
=>> Đọc thêm: Trượt phỏng vấn đơn hàng Nhật thì có được đăng ký đơn khác không?
Khi mới sang Nhật, bạn có thể cảm thấy có rất nhiều thứ cần mua. Tuy nhiên, không phải món đồ nào cũng thực sự cần thiết.
Tốt nhất, hãy ưu tiên những vật dụng phục vụ trực tiếp cho sinh hoạt hằng ngày. Sau khi đã quen với nơi ở, công việc và mức chi tiêu thực tế, bạn có thể mua bổ sung những thứ còn thiếu.
Một cách đơn giản là ghi lại chi tiêu trong tháng đầu tiên. Sau khoảng một tháng, bạn sẽ biết khoản tiền của mình đang được sử dụng vào đâu và có thể điều chỉnh ngân sách cho những tháng tiếp theo.
Quản lý tài chính tốt không chỉ giúp bạn tránh thiếu hụt tiền mà còn tạo thói quen chủ động và tiết kiệm trong thời gian sinh sống tại Nhật.
Khi mới sang Nhật, việc có những người hoặc đơn vị có thể hỗ trợ khi gặp khó khăn sẽ giúp bạn yên tâm hơn rất nhiều.
Ngay trong tháng đầu tiên, hãy lưu lại thông tin liên hệ của trường học, công ty, người phụ trách trực tiếp, chủ nhà hoặc đơn vị quản lý nhà ở và những người hỗ trợ bạn trong quá trình sinh sống tại Nhật.
Nếu sang Nhật theo diện du học, hãy chủ động tìm hiểu bộ phận hỗ trợ sinh viên của trường. Nếu sang Nhật làm việc, hãy ghi nhớ thông tin của người phụ trách và những kênh liên lạc cần thiết tại nơi làm việc.
Ngôn ngữ và môi trường mới có thể khiến bạn ngại hỏi hoặc sợ làm phiền người khác. Tuy nhiên, việc im lặng khi chưa hiểu rõ một vấn đề đôi khi có thể dẫn đến sai sót đáng tiếc.
Nếu chưa hiểu về thủ tục, quy định tại nơi ở, lịch học, công việc hoặc những vấn đề trong cuộc sống, hãy chủ động hỏi người có trách nhiệm hoặc nguồn thông tin đáng tin cậy.
Đặc biệt, trong những tuần đầu tiên, việc duy trì liên lạc với đơn vị đã tư vấn và hỗ trợ bạn trước khi sang Nhật cũng rất cần thiết. Đây có thể là nguồn hỗ trợ giúp bạn giải đáp những thắc mắc phát sinh trong quá trình bắt đầu cuộc sống tại Nhật.
Bên cạnh việc tìm hiểu 5 việc nên làm trong tháng đầu tiên khi mới sang Nhật, bạn cũng nên lưu ý một số điều không nên làm để quá trình thích nghi diễn ra thuận lợi hơn.
Trước hết, không nên chủ quan với các thủ tục hành chính và giấy tờ cá nhân. Những thông tin liên quan đến cư trú, học tập và công việc cần được kiểm tra cẩn thận.
Bạn cũng không nên tự ý làm những việc chưa rõ quy định, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến cư trú và công việc. Nếu chưa chắc chắn, hãy hỏi người phụ trách hoặc tìm hiểu thông tin từ nguồn chính thống.
Ngoài ra, đừng cố gắng thay đổi toàn bộ thói quen chỉ trong vài ngày. Việc thích nghi với cuộc sống tại Nhật cần có thời gian. Tháng đầu tiên nên được xem là giai đoạn làm quen, quan sát và từng bước xây dựng nếp sinh hoạt phù hợp.
Quan trọng nhất, đừng ngại tìm kiếm sự hỗ trợ khi thực sự cần thiết.
Có thể hình dung những việc cần ưu tiên trong tháng đầu tiên theo trình tự:
Hoàn tất thủ tục → Ổn định nơi ở → Làm quen đường đi → Học cách sinh hoạt → Quản lý tài chính → Kết nối hỗ trợ.
Không phải ai sang Nhật cũng có trải nghiệm giống nhau. Du học sinh, thực tập sinh hay người lao động sẽ có những công việc cần xử lý khác nhau. Tuy nhiên, việc chủ động chuẩn bị từ trước và biết những vấn đề cần ưu tiên sẽ giúp bạn giảm đáng kể sự bỡ ngỡ trong thời gian đầu.
Thay vì quá lo lắng vì mọi thứ đều mới mẻ, hãy chia nhỏ từng việc và giải quyết từng bước. Sau một thời gian, những điều tưởng như xa lạ sẽ dần trở thành thói quen trong cuộc sống hằng ngày.
.jpg)
Đối với những bạn đang có kế hoạch du học hoặc làm việc tại Nhật Bản, việc chuẩn bị trước khi xuất cảnh không chỉ dừng lại ở hồ sơ, COE hay visa. Tìm hiểu trước về cuộc sống, chi phí, môi trường học tập, công việc và những vấn đề có thể gặp phải sau khi sang Nhật cũng là bước chuẩn bị quan trọng.
ISM đồng hành cùng học viên trong quá trình tư vấn và chuẩn bị hồ sơ, giúp bạn có thêm thông tin về chương trình, điều kiện, chi phí và lộ trình phù hợp trước khi sang Nhật.
Nếu bạn đang tìm hiểu cơ hội du học Nhật Bản hoặc làm việc tại Nhật, hãy chủ động chuẩn bị thông tin và lựa chọn lộ trình phù hợp với hồ sơ, mục tiêu của bản thân.
Liên hệ ISM để được tư vấn rõ ràng về chương trình, điều kiện, chi phí, công việc và lộ trình phù hợp với hồ sơ của bạn.
Hotline: 097 875 10 99
Website: ismhr.vn
